Procedimiento en Reuniones y Asambles

PRESENTACIÓN

El presente documento recoge algunos conceptos de la escaza literatura sobre procedimientos en reuniones y asambleas, y sintetiza fundamentalmente la experiencia personal del autor respecto al protocolo que usualmente se aplica en estos eventos.

I. REUNIONES BREVES

Toda reunión por más simple y poco importante que sea debe incluir:

1. Identificar los objetivos de la reunión. 

2. Abordar los puntos del orden del día. 

3. Resumir y revisar la asignación de tareas.

II. ASAMBLEA

Asamblea Ordinaria: Es aquella que se convoca con periodicidad determinada, tiene agenda provisional, que se ratifica o complementa al inicio de la asamblea.

Asamblea Extraordinaria: Es aquella que se convoca con carácter de urgencia, con agenda definida.

Ejemplo de los pasos a seguir en una asamblea ordinaria:

1.- Mensajes.

2.- Instalación del quórum legal.

3.- Aprobación del orden del día.

4.- Solicitud aprobación del acta de la sesión ordinaria.

5.- Seguimiento de acuerdos.

6.- Informe de Actividades del Presidente.

7.- Presentación Plan de Trabajo.

8.- Asuntos Generales.

III. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL DE ASAMBLEAS MAYORES (LEGISLATIVAS)

Mociones

1. Presentada.- “Propongo que…”

2. Secundada.- Otro dice: “Secundo la moción”.

3. Expuesta.- Por el Presidente o Secretario.

4. Debatida.- Por todos, dirigiéndose al Presidente con cortesía.

5. Enmendada.- Cambiar la formulación.

6. Sometida a deliberación.- Se presenta, se debate y se vota.

7. Replanteada.- La moción se lee para asegurar que todos estén votando.

8. Votada.- El Presidente formula las siguientes interrogantes ¿todos a favor?, ¿en contra?, ¿abstenciones? Y cuenta los votos para cada una.

9. Declarada.- Se anuncian los resultados.

Tipos de enmiendas las mociones: Enmiendas de primera categoría, las que se refieren a las de la moción. Y enmiendas de segunda categoría, las que se dan a la primera enmienda.

IV. ALGUNAS PREGUNTAS FUNDAMENTALES

¿Qué es el quórum?

Un quórum es el número mínimo de votantes admisibles que deben estar presentes en la reunión específica para el desarrollo de la reunión. Estos números están designados en el estatuto de la organización. A veces es la mayoría simple (la mitad del número total de asambleístas más uno) o mayoría absoluta (dos tercios del total de miembros).

¿Quién preside la reunión?

Con frecuencia el presidente es la persona designada en los estatutos para presidir las reuniones y asambleas. Algunos grupos asignan la presidencia a un antiguo presidente, un moderador o un miembro diferente en cada reunión.

¿Qué es la agenda?

Es una lista de los asuntos que tienen que abordarse en una reunión. Ayuda a que una reunión se mantenga enfocada y reduce la posibilidad de que se pase por alto o se olviden los asuntos. Con frecuencia se utiliza el siguiente esquema:

1. Llamar al orden.

2. Aprobación de la agenda.

3. Lectura y aprobación de las actas de la última reunión.

4. Informe de los directivos: Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero.

5. Informes de comisiones.

6. Asuntos no concluidos o pospuestos.

7. Nuevos asuntos.

8. Suspensión.

Los invitados a una reunión deberían recibir con anticipación una agenda provisional unos días antes.

¿Cuál debe ser el rol fundamental del presidente?

• Conoce a los asistentes y los ayuda a participar.

• Planea con anticipación.

• Se prepara para las reuniones.

• Preside las reuniones.

• Evalúa las reuniones.

¿Cómo ejercer mejor la toma de decisiones?

El siguiente proceso puede utilizarse para la toma de decisiones:

• Definir el asunto.

• Reunir toda la información pertinente al asunto.

• Enumerar todas las posibles acciones o soluciones.

• Elegir la mejor solución posible.

• Tomar la decisión.

• Evaluar el resultado.

V. REGLAS PARA REUNIONES DE GRUPOS PEQUEÑOS

Los participantes en reuniones más pequeñas pueden acordar relajar el procedimiento parlamentario. Un enfoque para asegurar que se lleve a cabo una toma de decisiones eficaz en dicha reunión es elaborar la moción y tomar decisiones a nivel de consensos.

Discusiones de Grupo:

A continuación se presenta algunas técnicas que el Presidente puede usar para apoyar y fomentar la participación y el debate.

- El presidente solicita opiniones: Puede sugerir que los comentarios son bien recibidos por el grupo y pedir a personas específicas que intercambien sus opiniones.

- Una encuesta: Después de una corta discusión el presidente pide que se alcen las manos rápidamente para determinar el apoyo a las propuestas e ideas.

- Grupos: El debate por grupos pueden ser útil en el proceso de toma de decisiones en reuniones grandes y para generar ideas nuevas de los participantes.

- Tormenta de ideas: Puede generar muchas ideas espontáneas. Las directrices para esta técnica son:

1. No criticar las ideas de otros mientras se realice.

2. Las ideas poco prácticas pueden provocar ideas prácticas.

3. Cuantas más ideas más posibilidades habrá de que surjan ideas mejores.

4. Aprovechar las ideas de otros, mejorarlas o combinar varias ideas en una.

5. Elegir una persona para anotar las ideas en rotafolio.

6. Al final de la tormenta seleccionar de forma crítica la lista de ideas buscando cuatro o cinco puntos constantes. Por último convertir éstas en opciones.

VI. MEDIAR EL CONFLICTO

Pueden surgir conflictos en las reuniones. Muchos consideran que el conflicto es negativo, pero puede ser positivo si se conduce a la innovación, cambio positivo o acuerdo cuando se discute un asunto. El presidente tiene que intervenir para resolver un conflicto en una reunión a fin de llegar a una decisión aceptable. A continuación se exponen los pasos para resolver un conflicto suscitado.

1. Reconocer un conflicto e identificar la cuestión que causa el desacuerdo.

2. Recopilar toda la información relativa al conflicto, intercambiarla y evaluarla.

3. Proponer posibles soluciones, incluyendo las consecuencias de las propuestas.

4. Encontrar una solución aceptable mutuamente sin coacción.

5. Llevar a cabo el acuerdo y evaluar su eficacia, participando todas las partes en la evaluación.

Si una reunión se torna muy conflictiva, tómese un breve descanso. Cuando se vuelva a convocar la reunión, el presidente puede asumir la discusión hasta el punto de conflicto o pedir que las partes opuestas reasuman sus respectivas posturas. Entonces, el presidente puede llevar a que las partes negocien una solución.

VII. LA INSTALACIÓN FÍSICA

La ubicación física y sus alrededores son muy importantes para una reunión eficaz. Uso de micrófono para reuniones grandes, ubicándolo en la parte central. Usar equipo audiovisual para las presentaciones ayuda a una mejor comprensión de los mensajes. Tener en cuenta los horarios, si los participantes proceden de lugares lejanos, etc.

Documento elaborado por:
Lic. Vladimir Leonel Sedano Mayhua
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